La caja de gira es el “sistema nervioso” del tour: si no sabes cuánto entra y cuánto sale cada día, la gira se vuelve un agujero negro. Y el problema no es solo económico: el dinero mal gestionado crea tensión, resentimiento y decisiones malas justo cuando más cansados estáis.
Respuesta rápida: una caja de gira bien llevada se resume en 3 hábitos: separar dinero por “bolsillos” (per diem, caja común, merch), registrar solo lo importante (categorías + foto de tickets) y hacer cierre diario (10 minutos) para que nadie discuta por “me debes 12€”.
En esta guía vas a montar una caja de gira práctica (sin volverte contable): método simple, reglas de reparto, cómo registrar gastos e ingresos, cómo cuadrar merch y liquidaciones, y una plantilla lista para copiar en Google Sheets o Notion.
1. Qué es una caja de gira y por qué te salva el tour (aunque sea pequeño)
La caja de gira es el sistema con el que registras y controlas el dinero del tour: lo que entra (ingresos) y lo que sale (gastos), día a día. No es un Excel gigante “para quedar bien”. Es un sistema para que la gira sea predecible.
La mayoría de bandas no pierden dinero por “un gasto enorme inesperado”, sino por la suma de pequeñas fugas:
- gasolina pagada “a medias” pero nunca cerrada,
- parking + peaje aquí y allá sin apuntar,
- comidas que se pagan con “caja” sin regla,
- merch mezclado con gastos del día,
- liquidaciones que se aceptan sin cuadrar.
Una caja de gira evita que el dinero se convierta en conversación emocional. Sustituye “me parece” por “aquí está el número”. Y en gira, cuando hay cansancio, eso es oro.
Además, si tú eres el que organiza (banda autoproducida), la caja de gira te ayuda a tomar decisiones reales:
- ¿Podemos meter un día de descanso sin perder margen?
- ¿Nos conviene hotel o dormir en base?
- ¿Cuánto necesitamos vender de merch para que la fecha salga?
- ¿Qué ciudad nos cuesta más por km y por qué?
2. Los 4 “bolsillos” de una caja de gira profesional (para que no se mezcle todo)
El error nº1 en caja de gira es mezclar dinero. Si mezclas todo en el mismo bolsillo, en el día 3 nadie sabe qué es de qué. La solución es simple: dividir en bolsillos.
2.1. Bolsillo 1: caja común (operación)
Es el dinero del tour para gastos comunes: gasolina, peajes, parking, hotel, furgoneta, y otros gastos que benefician a todos. Es el “motor” de la caja de gira.
2.2. Bolsillo 2: per diem (dietas)
Es dinero individual para comidas y microgastos. No se mezcla con caja común. Si quieres que esto funcione, el per diem debe tener reglas claras (importe, días, qué incluye). Si lo mezclas con caja común, la caja de gira se vuelve injusta porque una persona puede “comer de caja” más que otra.
2.3. Bolsillo 3: merch (stock + dinero)
El merch es un negocio dentro del tour. Debe ser un bolsillo separado: stock al salir, stock al volver, caja de efectivo/TPV y cierre. Si metes merch dentro de caja común sin control, la caja de gira se llena de agujeros.
2.4. Bolsillo 4: liquidación / settlement (ingreso del bolo)
La liquidación del bolo (caché, porcentaje, buyout, etc.) debe registrarse como un ingreso específico del día. Luego decides si va a caja común, a pagos a miembros, a amortizar costes o a guardar. Pero primero: entra limpio. Una caja de gira ordenada no mezcla “cobré X” con “gasté Y” sin separar.
Regla operativa: si no sabes en qué bolsillo va una partida, es una señal de que te falta una regla. Y esa regla es parte del sistema de caja de gira.
3. Qué entra en la caja de gira: ingresos típicos (caché, taquilla, buyout, merch)
En una caja de gira, los ingresos suelen venir de cuatro fuentes. Tenerlas separadas te permite analizar de dónde sale el tour.
3.1. Caché (fijo o garantizado)
Pago acordado por fecha. Puede ser “all-in” (incluye buyout y otros conceptos) o puede venir desglosado. En cualquier caso, entra como ingreso de la fecha en la caja de gira.
3.2. Taquilla / porcentaje
Si cobras a porcentaje, el ingreso dependerá de ventas reales y de deducciones. Por eso es importante entender la liquidación y no firmar “a ciegas”. Si aún no tienes muy dominado este mundo, enlaza con la lógica de liquidación y cómo revisar números.
3.3. Buyout / hospitality en dinero
El buyout es dinero para manutención en sustitución de catering. Puede pagarse antes o en liquidación. En caja de gira, lo registras como ingreso del día (y luego decides si lo repartes o lo metes en caja común según vuestra política).
3.4. Merch (efectivo + TPV)
El merch puede ser el margen real del tour. Por eso, en la caja de gira se registra como:
- ingreso por efectivo,
- ingreso por TPV,
- y, si quieres hacerlo bien, unidades vendidas por producto.
3.5. Otros ingresos posibles
- bonos por objetivos (si existe),
- acuerdos con teloneros (si cobras algo),
- extras de producción (si te pagan transporte, gasolina, etc.).
Lo importante: una caja de gira sana registra ingresos por “tipo”, no en una bolsa genérica. Eso te permite ver dónde está el negocio real.
4. Qué sale de la caja de gira: gastos típicos (y los que más se olvidan)
Los gastos son donde se descuadra casi todo. Una caja de gira útil no intenta registrar cada céntimo, pero sí registra lo que mueve el resultado.
4.1. Gastos grandes (siempre en caja común)
- Gasolina
- Peajes
- Parking
- Hotel / alojamiento
- Furgoneta/alquiler
- Mantenimiento (aceite, rueda, recambios)
4.2. Gastos de producción (según tour)
- Backline extra / alquiler puntual
- Consumibles (cinta gaffer, pilas, cuerdas, baquetas)
- Impresiones (setlists, carteles)
- Envíos (si movéis merch o equipo)
4.3. Gastos “invisibles” que descuadran la caja de gira
Estos son los que se olvidan y luego crean drama:
- lavandería / duchas (si dormís en ruta),
- propinas y pequeños pagos en efectivo,
- comisiones del TPV,
- comidas “de emergencia” que se pagan de caja común,
- un taxi porque vais tarde,
- una compra de última hora en gasolinera.
¿Solución? No hace falta obsesión. La caja de gira necesita categorías simples y un cierre diario que capture lo importante.
5. Método simple: cierre diario de caja de gira en 10 minutos (paso a paso)
Este es el corazón del sistema. Si haces este cierre cada día, tu caja de gira nunca se vuelve incontrolable.
5.1. Paso 1: registra ingresos del día (2 minutos)
- ¿Entró caché/porcentaje? ¿Cuánto?
- ¿Entró buyout? ¿Cuánto?
- ¿Hubo merch? Efectivo + TPV.
5.2. Paso 2: registra gastos del día (3 minutos)
Solo lo importante, por categoría. No escribas un diario. Escribe:
- fecha,
- concepto,
- categoría,
- importe,
- pago (efectivo/tarjeta),
- foto de ticket (si es caja común).
5.3. Paso 3: recuento de efectivo (2 minutos)
Cuenta el efectivo del bolsillo de caja común (y del merch si aplica). Apunta el número. La caja de gira se descontrola cuando el efectivo “flota” sin recuento.
5.4. Paso 4: cierre de merch (si hay) (2 minutos)
Apunta:
- efectivo merch,
- TPV merch,
- stock crítico (al menos camisetas y tallas principales).
5.5. Paso 5: nota de incidencias (1 minuto)
Una línea: “Gasolina + peaje hoy” o “buyout pagado en efectivo” o “TPV falló y se cobró en efectivo”. Esa nota salva la caja de gira cuando revisas al final del tour.
Regla: el cierre de la caja de gira se hace antes de dormir. Si lo dejas para “mañana”, se acumula y muere.
6. Reglas de oro para evitar líos con dinero (las 9 que funcionan)
Estas reglas son el pegamento de una caja de gira estable. No necesitas todas, pero sí un núcleo claro.
6.1. Regla 1: una persona responsable de la caja común
Da igual si es tour manager o alguien de la banda: una persona “lleva” la caja. Si nadie la lleva, la caja de gira se convierte en territorio de nadie.
6.2. Regla 2: per diem nunca se paga con caja común (salvo emergencia definida)
Si se paga comida con caja común, deja constancia y define un límite. Si no, el sistema se vuelve injusto.
6.3. Regla 3: merch es su propia caja
No mezcles. Merch = ingresos + stock + TPV. Si lo mezclas, pierdes control y la caja de gira se llena de “no sé”.
6.4. Regla 4: gastos grandes siempre con prueba
Foto del ticket y listo. No por Hacienda: por convivencia. La caja de gira no es para justificar cada café, pero sí para justificar gasolina, hotel, peajes y grandes compras.
6.5. Regla 5: el efectivo se guarda en sobres
Sobre de caja común, sobre de merch, sobre de cambio. Si todo está suelto en un bolsillo, en el día 4 no sabes qué es de qué.
6.6. Regla 6: cualquier gasto superior a X requiere aprobación
Define un umbral: 30€, 50€ o 100€ según tour. Esto evita compras impulsivas que rompen la caja de gira.
6.7. Regla 7: cierres diarios aunque no haya show
Día de viaje también tiene gastos. Si no cierras, se acumula. La caja de gira se mantiene por hábito, no por “días importantes”.
6.8. Regla 8: liquidación se registra el mismo día
Si cobras una fecha y no la apuntas, mañana no te acordarás del desglose. Una caja de gira sana registra settlement al momento.
6.9. Regla 9: al final de gira, reparto y cierre con reglas predefinidas
¿Se reparte beneficio entre miembros? ¿Se guarda para inversión? ¿Se cubren deudas del tour? Defínelo antes. Si no, la caja de gira termina en discusión.
7. Plantilla de caja de gira (tabla lista para copiar) + categorías recomendadas
Aquí tienes una plantilla simple para que la caja de gira funcione sin volverte loco. Puedes copiarla tal cual a Google Sheets (muy recomendable): Google Sheets o a un documento tipo Notion: Notion.
7.1. Tabla A: registro diario (una fila por día)
| Fecha | Ciudad | Tipo de día | Ingresos (caché/taquilla) | Ingresos (buyout) | Merch efectivo | Merch TPV | Gastos totales | Saldo día | Notas |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| __/__/____ | ____ | Show / Viaje / Day off | __ € | __ € | __ € | __ € | __ € | __ € | Incidencias / pago / tickets |
7.2. Tabla B: registro de gastos (varias filas al día)
| Fecha | Concepto | Categoría | Importe | Pago | Quién pagó | Ticket | Notas |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| __/__/____ | Gasolina | Transporte | __ € | Efectivo / Tarjeta | Nombre | Foto sí/no | Km / ruta |
7.3. Categorías recomendadas (pocas y útiles)
- Transporte: gasolina, peajes, parking, taxis.
- Alojamiento: hotel, apartamentos.
- Producción: consumibles, backline extra, impresiones.
- Comidas (caja común): solo si hay regla de emergencia.
- Merch (costes): reposición stock, comisiones TPV, bolsas.
- Otros: solo si no encaja.
El objetivo es que la caja de gira sea rápida. Si creas 30 categorías, nadie la usará.
8. Merch y caja de gira: cómo cuadrar stock y dinero sin perder ventas
Merch es donde se pierden (o se ganan) muchos tours. Para integrar merch en la caja de gira, necesitas dos cosas: cierre de dinero y control mínimo de stock.
8.1. Cierre de dinero de merch (diario)
- Efectivo merch del día
- TPV merch del día
- Devoluciones/cambios (si hubo)
- Comisiones (si las cobra el TPV o la sala)
8.2. Control mínimo de stock (no hace falta inventario infinito)
En la caja de gira basta con controlar lo que se agota rápido:
- camisetas (S/M/L/XL),
- vinilos/CDs (si llevas),
- posters/pegatinas (si son clave).
Si quieres profundizar en cómo montar un sistema de merch rentable, tienes una guía completa aquí: merchandising en conciertos.
8.3. Regla anti-engaño mental
En la caja de gira, el merch no es “dinero gratis”. Tiene coste de fabricación, reposición y comisión. Si no registras esos costes, crees que ganas más de lo que ganas.
9. Liquidación y caja de gira: cómo registrar settlement sin discusiones
Cuando hay liquidación, es fácil que el dinero se mezcle con el cansancio del final. Por eso, la caja de gira necesita una regla clara:
- Ingreso: registra cuánto entra (caché/porcentaje/buyout).
- Deducciones: si te descuentan algo, se registra como gasto (con nota).
- Forma de pago: efectivo o transferencia.
Si hay conceptos como “gastos deducibles” o “cortes”, anótalos. No hace falta pelear en el momento, pero sí hace falta que la caja de gira tenga memoria.
9.1. Consejo práctico
En la nota del día, apunta: “Liquidación pagada en efectivo” o “transferencia en 48h”. Así no hay confusión cuando revisas la gira.
10. Ejemplo realista de un día de gira (ingresos vs gastos) y cómo queda el cierre
Ejemplo ficticio, pero realista. Día de show en Valencia:
10.1. Ingresos
- Caché: 500€
- Buyout: 80€
- Merch efectivo: 160€
- Merch TPV: 90€
- Total ingresos: 830€
10.2. Gastos (caja común)
- Gasolina: 95€
- Peajes: 18€
- Parking: 12€
- Hotel (1 noche): 140€
- Consumibles (pilas/gaffer): 9€
- Total gastos: 274€
10.3. Saldo del día
Saldo día = 830€ − 274€ = 556€
¿Qué haces con esos 556€? Depende de tu política:
- Una parte puede ir a caja común para financiar próximos días.
- Otra parte puede ir a “reserva” para imprevistos (rueda, multa, etc.).
- Otra parte puede repartirse si tenéis regla de reparto diaria (menos común).
La clave es que la caja de gira te permite decidir con información, no con intuición.
11. Seguridad del dinero: efectivo, sobres, tarjetas y qué hacer si falta caja
La caja de gira no solo es contabilidad: es seguridad. El efectivo en gira se pierde o se roba con más facilidad de lo que crees.
11.1. Sistema de sobres (simple y eficaz)
- Sobre 1: caja común
- Sobre 2: merch efectivo
- Sobre 3: cambio (float)
- Sobre 4: reserva (imprevistos)
11.2. Efectivo vs tarjeta
Usar tarjeta para algunos gastos reduce riesgo de pérdida y deja rastro, pero también puede crear confusión si no lo registras. Regla: si se paga con tarjeta, se registra igual en la caja de gira.
11.3. ¿Y si falta dinero?
Si al cierre diario falta caja:
- Revisa primero: ¿se mezcló merch con caja común?
- Revisa si hubo gasto sin apuntar.
- Revisa comisiones TPV o devoluciones.
- Si sigue faltando, anótalo como “diferencia” y no lo tapes. Taparlo mata la confianza.
La caja de gira es un sistema de confianza. Si hay diferencia, se trata como un fallo de proceso, no como una acusación personal (salvo evidencia clara).
Método simple para controlar ingresos y gastos de una gira: separar bolsillos, registrar lo importante y cerrar caja cada noche con plantilla.
Separa el dinero en 4 bolsillos
Caja común (operación), per diem (individual), merch (negocio aparte) y liquidación/settlement (ingreso del bolo). No mezcles.
Registra ingresos del día por tipo
Apunta caché/taquilla, buyout y merch (efectivo + TPV). Un número por línea, sin complicarlo.
Registra gastos del día por categoría
Transporte, alojamiento, producción, merch-costes y otros. Para gastos grandes, foto del ticket y nota breve.
Cuenta efectivo y cierra merch
Recuento de caja común y de merch. Apunta el total y cualquier incidencia (devoluciones, TPV, falta de cambio).
Escribe una nota de incidencias y guarda evidencias
Una línea con lo raro del día (pago pendiente, transferencias, gastos no previstos). Guarda tickets en una carpeta compartida.
12. Preguntas frecuentes
¿Qué es exactamente una caja de gira?
Es el sistema para controlar ingresos y gastos de un tour día a día: caja común, per diem, merch y liquidaciones, con cierre diario y registro simple.
¿Cuánto detalle necesito apuntar?
El mínimo útil: ingresos por tipo, gastos por categoría y recuento de efectivo. Para gastos grandes, foto del ticket. No hace falta registrar cada café.
¿Quién debería llevar la caja de gira?
Una sola persona responsable (tour manager o miembro de la banda). Si lo llevan varios a la vez, se mezcla y aparecen discusiones.
¿Merch va dentro de la caja común?
No es recomendable. Merch debe ser una caja separada con cierre diario (efectivo/TPV) y control mínimo de stock para no perder margen.
¿Cómo evito líos con gasolina y peajes?
Págalos siempre desde caja común o con tarjeta asignada, registra el gasto y guarda ticket (foto). Evita que una persona adelante sin registro.
¿Qué hago si al cierre falta dinero?
Revisa gastos no apuntados, mezcla con merch, comisiones TPV o devoluciones. Si sigue faltando, regístralo como diferencia y corrige el proceso.
¿Es compatible con per diem y buyout?
Sí. Per diem es bolsillo individual; buyout es ingreso del día que se reparte o se integra según vuestra política. La clave es no mezclar.
¿Necesito una app o basta una hoja?
Basta una hoja (Sheets/Notion) con plantilla y cierre diario. La herramienta no salva la gira; el hábito sí.
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Enlaces externos útiles: Google Sheets · Notion
